Saklama İmha Politikası

1. AMAÇ

İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin işlemler hakkında usul ve esasları belirlemek maksadıyla “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası” hazırlanmıştır.

İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş tarafından temel ilkeler doğrultusunda; çalışanlar, çalışan adayları, tedarikçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin Anayasa, Uluslararası Sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir. Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin işlemler, İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş tarafından bu doğrultuda hazırlanan politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.

2. KAPSAM

İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş.’nin çalışanlarına, çalışan adaylarına, tedarikçilerine ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu politika kapsamında olup İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş.’nin sahip olduğu kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu politika uygulanır.

3. TANIMLAR VE KISALTMALAR

Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi

Çalışan: Şirket çalışanı

Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar

Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar

Hizmet Sağlayıcı: Şirket ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi

İlgili Kişi: Kişisel Verisi İşlenen Gerçek Kişi

İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi

Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi

Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, varsa yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kanunun 6. maddesi uyarınca, öğrenilmesi halinde ilgili kişiler hakkında ayrımcılık yapılmasına veya mağduriyete neden olabilecek nitelikteki verilerdir. Kanuna göre bu veriler; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerdir

Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi

Politika: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

Sicil: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicili

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen kişi

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi

Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi

Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmî Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

4. KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, Şirket tarafından Tablo 1’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır

Tablo 1: Kişisel Veri Saklama Ortamları

5. SORUMLULUK

İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş.’nin bütün çalışan ve birimleri, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 2’de verilmiştir.

Tablo 2: Görev Dağılımları

6. HUKUKİ YÜKÜMLÜLÜK

• Aydınlatma Yükümlülüğü

Veri sorumlusu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun’un 10. maddesi çerçevesinde kişisel verilerin elde edilmesi sırasında bizzat veya yetkilendirdiği kişi aracılığıyla aşağıdaki bilgileri ilgili kişiye sağlamakla yükümlüdür:

• Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
• Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
• Kanunun 11. maddesinde sayılan diğer hakları,
• Veri Güvenliğini Sağlama Yükümlülüğü

Kanunun veri güvenliğine ilişkin 12. maddesine göre veri sorumlusu;

• Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
• Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
• Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak ile yükümlüdür.

7. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş. olarak kişisel verileri aşağıda yer alan ilkeler uyarınca işlemekteyiz;

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, doğru ve gerektiğinde güncel olma, belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme
• Kişisel verilerin ve özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi:
  • Kişisel veriler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan hükümler çerçevesinde işlenmektedir.
  • Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi: İşbu Politikanın 3 numaralı “Tanımlar ve Kısaltmalar” bölümünde bahsedildiği üzere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan kişisel veriler “özel nitelikli” olarak belirlenmiştir. Bu veriler, İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş. tarafından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun’un öngördüğü kurallar çerçevesinde ilgilinin açık rızasının alındığı ya da ilgili Kanunların öngördüğü hallerde işlenmektedir.

8. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş. tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, tedarikçiler vb. olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilere ait kişisel veriler 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun’a uygun olarak saklanır ve imha edilir.

Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

• Saklamaya İlişkin Açıklamalar

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun’un 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. Maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5. ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre, İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş. olarak faaliyetlerimiz çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

• Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler:

İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş.’nin çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
• 4857 sayılı İş Kanunu,
• 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu,
• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu,
• 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun,
• İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
• Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.
• Kanunlarda süre öngörülmediği hallerde veriye olan ihtiyacın ortadan kalkmasına müteakip ilk periyodik imha işlemine kadar veri saklanmaktadır.

• Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları:

İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş. faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar:

• İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek,
• Şirket içi ve dışı iletişimi sağlamak,
• Şirket güvenliğini sağlamak,
• İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek,
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak,
• Şirket ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak,
• İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü,

• İmhayı Gerektiren Sebepler:

Kişisel veriler;

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş. tarafından kabul edilmesi,
• İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş.’nin ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, durumlarında, İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş. tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

9. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 12. maddesi ve 6. maddesinin dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş. tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

 Teknik Tedbirler

İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş. tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

• Ağ Güvenliği ve Uygulama Güvenliği Sağlanmaktadır.
• Bilgi Teknoloji Sistemleri Tedarik, Geliştirme ve Bakımı Kapsamındaki Güvenlik Önlemleri Alınmaktadır.
• Bulutta Depolanan Kişisel Verilerin Güvenliği Sağlanmaktadır.
• Çalışanlar İçin Yetki Matrisi Oluşturulmaktadır.
• Görev Değişikliği Olan ya da İşten Ayrılan Çalışanların Bu Alandaki Yetkileri Kaldırılmaktadır.
• Güncel Anti-Virüs Sistemleri Kullanılmaktadır.
• Güvenlik Duvarları Kullanılmaktadır.
• Kişisel Veri İçeren Ortamların Güvenliği Sağlanmaktadır.
• Kişisel Veriler Yedeklenmekte ve Yedeklenen Kişisel Verilerin de Güvenliği Sağlanmaktadır.
• Kullanıcı Hesap Yöntemi ve Yetki Kontrol Sistemi Uygulanmakta Olup Bunların Takibi de Yapılmaktadır.
• Mevcut Risk ve Tehditler Belirlenmiştir.
• Saldırı Tespit ve Önleme Sistemleri Kullanılmaktadır.
• Siber Güvenlik Alınmış Olup Uygulanması Sürekli Takip Edilmektedir.
• Şifreleme Yapılmaktadır.
• Taşınabilir Bellek, CD, DVD Ortamında Aktarılan Özel Nitelikli Kişisel Veriler Şifrelenerek Aktarılmaktadır.

• İdari Tedbirler

İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş. tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

• Çalışanlar İçin Veri Güvenliği Konusunda Belli Aralıklarla Eğitim ve Farkındalık Çalışmaları Yapılmaktadır.
• Görev Değişikliği Olan ya da İşten Ayrılan Çalışanların Bu Alandaki Yetkileri Kaldırılmaktadır.
• İmzalanan Sözleşmeler Veri Güvenliği Hükümleri İçermektedir,
• Kişisel Veri Güvenliği Politika ve Prosedürleri Belirlenmektedir.
• Kişisel Veri İçeren Fiziksel Ortamlara Giriş Çıkışlarla İlgili Gerekli Güvenlik Önlemleri Alınmaktadır.
• Kişisel Veri İçeren Fiziksel Ortamların Dış Risklere Karşı Güvenliği Sağlanmaktadır.
• Kişisel Veriler Mümkün Olduğunca Azaltılmaktadır,
• Kişisel Veri İçeren Ortamların Güvenliği Sağlanmaktadır.
• Kurum İçi Periyodik ve Rastgele Denetimler Yapılmaktadır.
• Aydınlatma Yükümlülüğü Yerine Getirilmektedir.
• Veri Envanteri Hazırlanmaktadır.
• Çalışanlara Gizlilik Taahhütnameleri İmzalatılmaktadır.
• Özel Nitelikli Kişisel Veri Güvenliğine Yönelik Prosedürler Belirlenerek Uygulanmakta, Kâğıt Ortamında Aktarımı Gerekiyorsa Evrak “Gizlilik Dereceli Belgeler” Formatında Gönderilmektedir.

10. KİŞİSEL VERİ İMHA YÖNTEMLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş. tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

• Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel veriler İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş. tarafından Tablo-3’de verilen yöntemlerle silinir.

Tablo 3: Kişisel Verilerin Silme Yöntemleri

• Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel veriler, İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş. tarafından Tablo-4’te belirtilen yöntemlerle yok edilir.

Tablo 4: Kişisel Verilerin Yok Edilme Yöntemleri

• Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilme yöntemi; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesidir. Şirket tarafından yukarıda belirtildiği şekilde anonimleştirme yapılmaktadır.

11. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Şirket tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

• Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;
• Süreç bazında saklama süreleri Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş. tarafından güncellemeler yapılır.

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Veri Sorumlusu tarafından yerine getirilir.

Tablo 5: Süreç bazında saklama ve imha süreleri tablosu

12. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Yönetmeliğin 11. maddesi gereğince İstanbul Paslanmaz Çelik Sanayi ve Ticaret A.Ş. periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, şirkette her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

13. POLİTİKANIN YAYIMLANMASI VE SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır. Basılı kâğıt nüshası da şirket bünyesinde güvenli koşullarda saklanır.

14. POLİTİKANIN GÜNCELLENMESİ

Politika, ihtiyaç duyuldukça güncellenir ve yeniden yayımlanır.